ما هي خطة استمرارية العمل .. بالتفصيل

إذا كنت تتساءل عن ماهية خطة استمرارية الأعمال ، فدعنا نوضح مفهوم استمرارية الأعمال ، فهي عملية تخطيط تهدف إلى ضمان القدرة على مواصلة أنشطتها الحيوية أثناء حالات الطوارئ ، أو بسبب التوقف المفاجئ أو انقطاع العمل. من خلال اعتماد إطار عمل فعال ، ووضع الخطط المناسبة.

ما هي خطة استمرارية العمل

وتتمثل خطة استمرارية العمل في 13 إجراء على النحو التالي:

• تحليل المخاطر المحتملة: هذا يعني أنه أثناء التخطيط ، عليك أن تأخذ في الاعتبار الأنواع المختلفة للكوارث التي قد تواجهها ، وبناءً عليها يمكنك بناء خطة استمرارية.
• نطاق المسؤوليات: وفقًا لمعرفتك بفريق العمل ، يجب تفويض المسؤوليات إلى شخص يمكنه تنفيذها ، في حالة تأثر أحد الموظفين.
• إعداد إستراتيجية استمرارية الأعمال: أن تتم الموافقة عليها من قبل الإدارة العليا لتطبيقها لتمكين استمرارية الأنشطة الحيوية.
• معلومات الاتصال في حالات الطوارئ: يجب الاحتفاظ بمعلومات الاتصال في حالات الطوارئ في عدة أماكن ، مثل الهاتف المحمول ، أو على محرك أقراص ثابت خارجي ، بحيث يمكنك الوصول إليها تحت أي ظرف من الظروف.
• دعم: تحسبا لفقدان ملفات العمل.
• فريق الوقاية من الكوارثيجب أن يضم الفريق مجموعة من الخبراء في شؤون الاتصال والأمن والموظفين.
• وجود مقر بديل: لتتمكن من إدارة العمليات ، إذا لم يكن من الممكن إدارتها من مكتبك الرئيسي.
• مرحلة التعافي من الكوارثفي هذه المرحلة ، من المهم إعداد خطة لمساعدتك على العودة إلى الوضع السابق.
• مصادر الطاقة البديلة: كمولدات احتياطية أو أي أدوات أخرى قد تحتاجها لتشغيل سير عملك.
• خطة اتصال بديلة: حاول أن تتخيل جميع السيناريوهات التي قد تحدث ، وقم بوضع خطتك وفقًا لذلك.
• مدونة الخدمات الأساسيةيجب أن تخطط لاستخدام البريد الإلكتروني ، أو أي وسيلة أخرى يمكنك من خلالها الحفاظ على استمرارية العمل.
• خطة الاستجابة للكوارث: يتم تفعيله في حالات الطوارئ الكبرى أو الكوارث التي ينتج عنها مخاطر عالية التأثير.
• الالتزام بتنفيذ البرامج التوعوية: تعمل على تمكين الموظفين ورفع كفاءاتهم في تنفيذ خطط استمرارية الأعمال.

دور مجلس الإدارة في استمرارية الأعمال

تكمن ثقافة وأخلاقيات المؤسسات في إجراءات والتزامات الإدارة العليا ، لذلك هناك دور استراتيجي ورقابي مهم في ذلك ، ويمكن تمثيله على النحو التالي:

• تطوير السياسات المتعلقة بإدارة المخاطر.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات اللازمة.
• تأكد من تحديث خطط استمرارية الأعمال كلما دعت الخطة لذلك.
• تخصيص الموارد الكافية لإعداد وتطوير خطط استمرارية الأعمال.
• اعتماد خطط استمرارية العمل وتعديلها سنويا على الأقل.
• التأكد من إجراء الاختبارات والفحوصات اللازمة للتحقق من خطط استمرارية الأعمال والتأكد من نتائجها.
• ضمان توفير التدريب والتأهيل اللازمين للكوادر البشرية المتعلقة بالتنفيذ والتخطيط.