كيفية كتابة رسالة إدارية

كيفية كتابة خطاب إداري

تتكون الرسالة الإدارية بشكل عام من عدة مكونات ثابتة تتعدد استخداماتها باختلاف أنواعها ، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه ، والتحية بينهم هي جوهر الرسالة. . نوضح أدناه كيفية كتابة رسالة إدارية:

1. ضع تاريخ اليوم أولاً.
2. بعد ذلك يتم وضع اسم المرسل إليه سواء كان شخصًا مثل المدير العام أو مدير الصيانة أو القسم المختص بالصيانة.
3. ويلي ذلك تحية مناسبة.
4. بعد ذلك يوجد جوهر الموضوع ، ويتم تقديمه بطريقة علمية دقيقة حول المشكلة وتأثيراتها ونتائجها على المؤسسة.
5. ثم نتحدث عن الموضوع ، عن أهمية الطلب ، سواء كان للعمل أو لحل مشكلة ، أو أهمية الصيانة أو المعدات أو الآلات التي يجب صيانتها ، والتعديلات المقترحة والتوصيات لمعالجة هذا الأمر.
6. في نهاية الطلب ، يتم شكر مقدم الطلب ، متبوعًا باسم مقدم الطلب ، وصفته ، ورقم هاتفه ، ورقم بطاقة الهوية الوطنية والتوقيع القانوني.
7. مع العلم أن الطلب مقدم إلى السلطة المختصة ، ولا يتم تقديم اللوم في الاستمارة إلى المرسل إليه ، وحتى إذا لم يتم حل المشكلة ، يتم تصعيد الأمر إلى مرتبة أعلى.

ما هي الرسالة الإدارية؟

• الرسالة الإدارية هي الشكل الرسمي للمراسلات والتواصل داخل المؤسسات والهيئات وهو ما يسمى بالرسالة الإدارية.
• هذا ما يحدث بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم داخل حدود مؤسسة أو هيئة واحدة ، وللرسالة الإدارية عدة أشكال واستخدامات ونماذج.

شروط كتابة خطاب إدارة فعال

• نظرًا لأنه شكل رسمي من أشكال الاتصال ، يجب أن يكون واضحًا في المعاني والتعبيرات ويساعد على فهم الغرض منه بشكل صحيح.
• يجب أن تحتوي على معلومات صحيحة ودقيقة وخاضعة للمراجعة والتحليل من قبل المتلقي.
• يجب استخدام لغة سهلة وموجزة وخالية من الكلمات والعبارات المعقدة التي قد يساء فهمها.
• التنسيق الجيد للرسالة الإدارية عامل فعال في نجاح هدفها. يجب تقسيم الأفكار الواردة في الرسالة في شكل فقرات موجزة لنقل الحقائق بشكل صحيح.
• غالبًا ما يذكر المرسل إليه في بداية الرسالة بعبارات التحية والتحية.
• يجب أن تنتهي الخطابات الإدارية بتوقيع الشخص أو المؤسسة التي تطلب الخطاب.
• إن ذكر التاريخ أمر أساسي في الرسائل الإدارية المؤثرة ، لأنه يحمل صفة رسمية.

أنواع الرسائل الإدارية وأشكالها المختلفة

يمكننا تصنيف الرسائل الإدارية إلى عدة طرق وأشكال. قد يتم تصنيفها على أساس مؤسسة واحدة إلى رسائل تصاعدية ، والتي تكون من مستوى أدنى كموظف إلى مستوى أعلى كمدير ، قد تكون على العكس من ذلك ؛ مثل الرسالة التنازلية التي تأتي من مستوى إداري أعلى إلى مستوى أدنى ، مثل رسالة إدارية من رئيس قسم إلى موظفيه ، على سبيل المثال ، ولكن القسم الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا هو تقسيمها إلى نماذج هي تستخدم بكثرة في حياتنا اليومية ، وهذه أمثلة لأشهر أنواع الرسائل الإدارية:

خطاب طلب الوظيفة

هي نوع من المراسلات غرضها طلب التوظيف لدى إحدى الجهات ، ومكوناتها على النحو التالي:

• ابدأ بتحية.
• قم بتضمين الاسم والعنوان ورقم الهاتف واسم وعنوان المرسل إليه.
• يجب تحديد موضوع الرسالة بسلاسة وبشكل مباشر.
• يفضل أن يتضمن الخطاب المؤهل وملخص قصير للخبرات المهنية والإضافة التي يمكن إضافتها لتلك المؤسسة بناءً على تلك الخبرات.
• ثم تنتهي بتحية طيبة.
• في النهاية توقيع شخصي.

رسالة إدارية عامة

إنها الرسالة التي تستخدم لتوسيع أواصر التعاون والترابط بين أعضاء نفس المؤسسة. ينقسم هذا إلى رسائل عامة لجميع المنتمين إلى تلك المؤسسة أو إلى قسم معين فيها ، أو قد يكون بين سلطة وأخرى ينتمون إلى نفس المساحة الجغرافية أو نفس نوع الأعمال وأهداف المصلحة المشتركة ، و النموذج التالي هو الشكل الأبسط والأكثر فاعلية للرسالة الإدارية العامة:

• اسم المؤسسة أو المنظمة مكتوب.
• تاريخ إرسال الرسالة.
• اسم المرسل إليه ، وعادة ما يكون مدير المنظمة التي يتم إرسال الرسالة إليها.
• السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
• ثم يتم إضافة موضوع الرسالة بتنسيق منسق وسهل الفهم وبكلمات بسيطة ، مع توضيح مطالب الرسالة وهدفها.
• يجب أن تتضمن نهاية الرسالة تحية لقارئها.
• اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة.

خطاب إدارة دائري

• إنه نوع من الرسائل الإدارية المهمة ، ترسلها السلطة أو المؤسسة إلى العديد من الأطراف في نفس الوقت.
• غالبًا ما يكون الغرض هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والوكالات التي تتعامل معها المنظمة مع الأمور العاجلة المهمة.
• كالتغييرات في الإدارة أو كبار الموظفين ، أو فتح فروع جديدة وإضافة عروض وخدمات جديدة ، وكذلك الاكتتابات وإصدار الأسهم الجديدة.

رسالة شكوى إدارية رسمية

تتمثل إحدى طرق إعادة الحقوق القانونية والعامة لأصحابها في كتابة خطاب شكوى رسمي بطريقة سليمة وواضحة ، من رسائل الشكوى الرسمية ، على سبيل المثال ، خطاب شكوى مقدم إلى جهة حكومية مثل Water and شركة الكهرباء أو هيئة التأمين عن المعاش المتأخر وغير ذلك ، يمكن للشكوى أيضًا مناقشة مشكلة عمل أو تظلم أحد الوالدين نتيجة تعرض أحد أبنائه لمشكلة في المدرسة ويجب تقديم استمارة الشكوى للطرف المحدد القادر على إحداث تغيير أو تعويض الظلم. يتكون استمارة الشكوى الرسمية من بعض البنود المتتالية وهي:

• تاريخ .
• يجب أن يكون عنوان الرسالة واضحًا بحيث يفهم المرسل إليه بسرعة نوع الخطاب ، على سبيل المثال عبارة “شكوى رسمية”.
• اسم المرسل اليه.
• يتم ذكر الأساس المنطقي للشكوى ويتم شرح المشكلة بوضوح من حيث موضوعها في نموذج موجز يكون كافياً لغرض الشكوى وبصيغة مناسبة.
• يجب أن تكون الشكوى خالية من الكلمات المعقدة أو المسيئة أو التهديدية التي يعاقب عليها القانون.

نموذج خطاب إداري لطلب النفقة

طلبات النفقة هي طلبات منتظمة في المؤسسات والهيئات الرسمية سواء كانت حكومية أو خاصة. الهدف هو الحصول على الإذن والدعم للقيام بأعمال الصيانة اللازمة لبعض الآلات والمباني والمعدات. فيما يلي نموذج لخطاب إداري لطلب صيانة رسمي في المؤسسات والهيئات مما يساعدنا في معرفة كيفية تجهيز الرسائل للجهات الإدارية بهذا التخصص المهني:

طلب صيانة معدات لشركة أو مؤسسة: …

اسم الشخص الذي يتم تقديم الطلب إليه: …

اسم الشركة: …

تاريخ اليوم : …

بعد التحية: …

ثم نذكر اسم الشيء المراد صيانته ونتحدث عن استعمالاته وأهميته في تسيير العمل بالشكل المطلوب: …

اذكر الاقتراحات اللازمة لإصلاح الأمر وتعديل الخطأ أو المشكلة التي تحتاج إلى صيانة: …

اسم وتوقيع الموظف مقدم الطلب: …